КАТАЛОГ WISE
Каталог 2018. Начало
Краткие общие данные
Как устроен внутри
Разместиться в Каталоге!
Партнерские Статусы
О макетах и выгодах платного размещения
Видео-отзывы 2009 года
Видео-отзывы 2010 года
Видео-отзывы 2011 года
Видео-отзывы 2013 года
Видео-отзывы 2014 года
Видео-отзывы 2015-2017
АНКЕТА в Каталог 2018
О БИЗНЕСЕ простым языком
Быстрые, практичные советы: взял и сделал
Потенциал человека
Тирады Гранта
Мотивация. Персонал (16)
Продвижение. Реклама (10)
Юрист. Советы по делу (6)
Финансы (12)
Продажи (8)
Организующая схема
Управление (12)
Лидерство и Команда (6)
Цели и Этика в бизнесе (3)
Для души и духа (6)
Фишки (4)
Эффективность. Стресс (5)
Другой брендинг
Кризис (3)
Нет барьеров? Вам сюда
Клиенты через Интернет
Как написать отзыв или высказаться по существу
Цитаты великих людей
Юмор :)
Словарик руководителя
МЕРОПРИЯТИЯ
Управление бизнесом на расстоянии /Флорида, США
Как сделать миллионы на телефоне / Грант Кардон
"Прибыльный бизнес" Сопровождение до рез-та
Безлимитный абонемент на ВСЕ видео Reality Business
Школа владельцев бизнеса Высоцкий консалт-г Москва
КОНФЕРЕНЦИИ WISE
Видео спикеров XVII конф WISE СНГ / 25-27 сент 2013
ТАК ЧТО же мне ДЕЛАТЬ?
Конференции WISE СНГ разных лет 2008 - 2013 гг
Ехать или не ехать на Конференцию? ВЫГОДЫ
Подарки на Конференциях
Фото всех Конференций начиная с 1998 года
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ WISE
Бизнес-ассоциация WISE и преимущества членства
Результаты и Успехи
Конференции консалтинг-х компаний WISE
1-я Конференция WISE в Прибалтике 10-12.08.2012
Консультанты WISE
Клубы расширения бизнеса


Зачем бухгалтеру должностная инструкция?

 

"Шеф требует от меня наличие должностных инструкций. Открыла свою и ахнула.

Я ровным счетом ничего не поняла. Сплошная абстракция".

 

Елена, бухгалтер.

 

 

В современном мире бизнеса уже норма - иметь у каждого описание должности. Руководство многих крупных компаний делает на этом акцент. В России этим пока пренебрегают и считают это бюрократией. Проблема заключается не в том, что должностная инструкция не применяется, а  в  том, что в ней содержится. Неприменение - это следствие. Прежде, чем нанять, вы, как руководитель, должны удостовериться, что для нового штатного сотрудника есть должностная инструкция. Почему? Вы постоянно рискуете остаться без дохода из-за любой ошибки персонала, или мавзолейские очереди стоят у ваших дверей с  вопросом "Что делать?" или просьбой принять решение. Результат – вы перегружены! А из-за чего? Из-за отсутствия элементарного обучения должностным инструкциям. Обучение на посту делится на 3 категории:

 

   1. Стажерство в организации.

 

   2. Ученичество на посту.

 

   3. Постоянное повышение квалификации для работы в данной сфере, организации и  на посту.

 

Я расскужу про первый из этих пунктов. Поскольку он, сотрудник, приходит к вам, когда вы этого не ожидали, то  у вас возникает замешательство. Что с ним делать? Составьте для этой должности краткое описание, которое состоит из ниже перечисленного.

 

1. Кому подчиняется данный пост в организации, кто непосредственный начальник, кто подчиненный. Наличие этого пункта само по себе застрахует вас от ситуации, когда подчиненный будет выполнять просьбы и приказы от сотрудников смежных подразделений. Иногда кажется нормой, когда новый сотрудник, нанятый в ваш отдел, на следующий день работает доставщиком кофе сотрудницам из соседнего отдела. Проясните с новым сотрудником, что вы его руководитель, и единственное от кого он может получать приказы и распоряжения - это вы или ваш заместитель, помощник.

 

Порой, выполняя по доброте душевной просьбы большинства  персонала, молодой сотрудник ставит под угрозу выполнение вашей работы. А когда это происходит, то при выяснении обстоятельств невыполнения плана вашего отдела выплывает, что стажер-бухгалтер  мыл посуду вместо офис-менеджера. В этом случае пеняйте только на себя, вы не объяснили  ему, кто ему дает распоряжения и с кем он координирует свои планы. Банально, но в 80% случаев это помогает увеличить эффективность области.

 

2. Опишите, в чем заключается замысел данного поста в организации. Для  чего он нужен, как он помогает компании достигать ее целей. Если этого пункта не будет, то вы получите робота, механизм, выполняющего только то, что заложено программой. Прояснение замысла имеет и терапевтический эффект. Разъясняя с секретарем приемной, что цель его поста – правильно направлять коммуникационные потоки (звонки, клиенты, курьеры, почта и т.п.) и не создавать замешательства.

Тем самым вы даете человеку осознание того, что  он  непросто мило улыбающийся секретарь приемной, а СЕКРЕТАРЬ ПРИЕМНОЙ, сохраняющий порядок в компании. Вы признаете важность наличие этого человека в этом кресле, что приводит к некоторому пониманию, как секретарь  приемной влияет на достижение общей цели компании. Таким образом, вы поднимаете уровень ответственности персонала за организацию и за происходящее в ней и создаете команду. Это своего рода мотивация.

 

3. Продукт. Это результат деятельности, нечто ценное, что можно обменять.  Иначе говоря, то, за что Вы будете ему платить заработную плату. Например:  у секретаря продуктом будет документ, напечатанный без ошибок, помарок и предоставленный в срок. "Ценный", потому что учтен фактор времени, имеет обменную ценность, потому что документ без ошибок и помарок. Если в ваших должностных инструкциях до сих пор нет указаний на определение продукта, то, скорее всего, большинство ваших сотрудников так и не назовут, что они делают целый день. Некоторые полагают, что им платят  за их восьмичасовое присутствие. Другие – за должность и ответственность, которая на нем «лежит». Некоторые считают, что оплату получают за печатание на компьютере, за уборку офиса, за обзвон  клиентов, то есть говорят о действии, должности, но не о результате деятельности.  Только маленький процент ответит, что его продукт – это правильно и во время напечатанные документы, чистый и опрятный офис, доход от сделок, во время доставленные послания и т.п. Вы обратили внимание на разницу этих  ситуаций? Первые будут говорить о действиях (делатели), вторые - о должности (бытели), третьи о – результате. Чтобы повысить процент людей, которые будут ориентированы на результат, дайте определение продукта этой должности, что ожидается от человека на этом посту, чего он должен добиваться. Потренируйтесь формулировать продукт  для имеющихся в вашей организации должностей. Пусть это будет разминкой для  ума.

 

4. Статистики его должности, то есть производственные показатели определяемые еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.д. Для лучшего представления возьмем менеджера по продажам. У него будет одна главная статистика: «Доход от завершенных сделок». Но здесь могут быть подводные камни. Если вы продаете крупные объекты, цикл продажи растягивается в лучшем случае на пару месяцев, а оплата рассчитывается  ежемесячно, то, как оценить такую  работу? Выходом из этой ситуации будет ведение информационных статистик. Для нашего менеджера  по продажам  они будут такими: а) количество звонков, писем клиентам; б) количество новых подключенных клиентов (актуально для тех, кто ищет новые рынки сбыта); в) объем проданных  единиц товара и т.д. Каждая компания согласно своей  сфере деятельности может разработать свои варианты главных и информационных статистик, что является одним из главных инструментов административного менеджмента. Клерк может  измерять своею статистику ежедневно, руководитель подразделения будет ориентироваться по еженедельным изменениям показателей. Топ-менеджеры будут руководствоваться  ежемесячными и ежеквартальными статистиками организации. 

 

5. Включите туда описание поста (обычно составляется тем, кто занимал данный пост до того, как был на нем сменен). Если  до этого там никого не было, то Вы  сами описываете то, что хотите получать от этого человека на этой должности. Здесь подробно прописывается, как должен действовать  сотрудник в чрезвычайных ситуациях, что должен делать ежедневно. Могут быть учтены такие мелочи как, куда ставить папки с документами, чтобы другим легче было ее найти. Возможно, ваш прежний секретарь  2 раза в неделю звонил в банк и узнавал о поступлении денежных средств на расчетный счет, и она знала,  кто ее может проинформировать быстро и в какое время. И это было именно ее обязанностью, а не бухгалтера. Если эти данные будут упущены, то это может обернуться  компании какими-нибудь неприятностями. Если в вашей организации накопилось много чего, что вы можете сказать вашим сотрудникам, то заведите пару отдельных папок: «Общие положения компании ХХХ», «Технические данные» (прайсы, политика по ценам, по сервису, по подбору персоналу -  для каждого подразделения своя техническая папка- отдел продаж, бухгалтерия, отдел персонала и т.п.).

 

6. Приложите к этому описанию полную подборку письменных материалов и любые руководства по использованию оборудования компании (компьютеры, телефоны, копировальные аппараты и т. п.). Это сократит Ваше время на разъяснениях.

 

Когда должностная инструкция  готова, дайте ее изучить этому сотруднику. После проверьте, насколько он понял ее, устройте небольшой  экзамен. 

 

Этот  метод предложен классиком американского менеджмента Л. Роном Хаббардом. Одним из ноу-хау организационной структуры, разработанной Л. Роном Хаббардом, является «Отделение Квалификации», где сотрудники обучаются, корректируются после инспекции продукта и экзаменуются. Наличие подобной системы на предприятии позволяет добиваться качественного предоставления услуг. Грамотно составленные должностные инструкции являются частью этого. Для начала опишите свою, и вы увидите, что ваше время занято выполнением чужой работы. 

 

И вот что Л.Рон Хаббард говорил об обучении персонала: «Если человек владеет технологией того, как что-либо делать, и если он может делать это и использует эту технологию, тогда это не может влиять на него неблагоприятным образом».

 

 

 


 

Зульфия Салихова 

 

 

Исполнительный директор Института Хаббарда по управлению 

Руководит Институтом в течении 5 лет

и за это время добивается постоянного роста статистик

 

Пройдите бесплатный и специальный тест на сайте Института

и узнайте сильные и слабые стороны своего бизнеса

 

 


 

Если вам понравилась эта статья, то вы можете поделиться ею в своих социальных сетях, и пользу от нее получит больше людей. Для этого нажмите на нужные значки ниже